一、商铺合同到期告知函的含义

商铺合同到期告知函是指在商铺租赁合同约定期限即将届满时，出租方或承租方向对方发出的，以表达续租、终止或者其他正式要求的书面文件。

在商业租赁中，它既是沟通函，又往往带有一定法律文书属性，目的在于把交涉事项固定下来。

二、它为什么重要

很多承租方或出租方以为合同到期自然终止，不需要额外通知。但实际上，根据法律规定，如果承租人继续使用租赁物，而出租人没有提出异议，原合同可能转化为不定期租赁。此时任何一方都能随时解除关系，这让整体安排变得非常脆弱。因此，主动发送告知函，是维护权益、掌握主动的关键一步。

三、何时发送最合适

为避免被动，最好在合同到期前30天发送。若商铺面积较大、承租方投入装修较多，建议预留60至90天用于处理交接。若原合同已经约定了提前通知期限，则按约定执行，否则未及时通知的一方可能承担相应责任。

四、一份合格告知函需要包含的要素

• 主体信息：发函方与收函方的全称、统一社会信用代码或身份证号、联系方式。
• 合同信息：原合同名称、编号、签订日期、商铺地址、租赁面积。
• 明确态度：写明到期后是“不再续租”、“拟续租”或“希望对方按期腾退”。
• 具体安排：要求对方在何时腾房、办理交接、结清费用、拆除装修等。
• 回复期限与联系人：给对方一个合理的答复时间，并留下有效联络方式。

五、撰写告知函的六个要点

1. 语气要平稳克制，表达尊重；
2. 引述合同条款，必须写明条款序号；
3. 日期必须精确到日，不使用“临近”等模糊词；
4. 所有要求应限定在原合同和法律框架内，不随意增设义务；
5. 如涉及协商变更，应给对方留联络窗口；
6. 发出前仔细校对，必要时请专业律师审核。

六、送达方式与证据保存

告知函只有有效送达才能发挥真正作用。最稳妥的方式是邮寄邮政特快专递（EMS）或顺丰快递，在快递运单的“内件品名”一栏注明“商铺合同到期告知函”，并妥善保存寄件人存联以及网络物流轨迹。

同时，扫描告知函通过合同指定电子邮箱或微信发送一份，并保留发送成功的截图。对签收记录应截图存档，以免日后因“未收到通知”发生争议。

七、实用范本与解析（出租人致承租人）

以下为一则基础范本，实践中请根据自身情况调整。

致：〔承租人姓名／公司全称〕

我方与你方于____年__月__日签订了《商铺租赁合同》（编号：________），合同约定由你方承租位于____市____区____路____号的商铺，建筑面积____平方米，租赁期限自____年__月__日至____年__月__日。

上述合同将于____年__月__日到期。我方经审慎考虑，决定在该日期后不再续租。请贵方在租期届满前完成商铺腾退，恢复场地原状，于____年__月__日前与我方办理交接并结清各项应付费用。

如贵方希望协商续租事宜，请务必在本函发出之日起____日内书面答复，以便双方沟通。若逾期未回复且拒不腾退，我方将按合同约定采取必要处置措施。

特此告知。

发函人：____________（盖章）
日期：____年__月__日
联系电话：____________

另外，如果是承租方发出的不再续租告知函，应重点表达不再续租的意愿，同时询问押金返还、交接日期等安排，内容同样应清晰留痕。

八、还需注意的关键问题

第一，告知函只是意思通知，不等于直接解除合同；若对方不配合，还需要通过协商或法律途径解决。

第二，如果商铺存在转租情形，出租方最好将告知函同时抄送实际经营人，避免后期拆卸等问题。

第三，对于因疫情导致的经营困难，双方以互谅互让为佳，不要因一封简单函件毁掉多年合作关系。

总之，一封到位的商铺合同到期告知函，既把权利义务说清楚，也给彼此留下体面转身的空间，是成熟商业人应备的法律基本功。